dijagram_toka

28. Sistematizirajte business

Koja je najuočljivija razlika između malih i velikih, efikasnih firmi? Sistematizacija procesa!

Ako moramo jedno od pravila označiti najvažnijim za vaš budući rast, onda je to zahtjev da Sistematizirajte svoj business. Ovo je i najveća slabost malih poduzetnika. Vrlo mali broj  sistematizira svoj business.

Ako vam nije jasno o čemu govorimo, zapitajte se u čemu je najveća razlika između velikih i efikasnih firmi i malih koje ne mogu narasti iznad par desetina hiljada € godišnje.

AD HOC planiranje!

Ako vam nije jasno šta je ad hoc, to je izraz koji označava sve što je dizajnirano za specifičnu namjenu. Upravo ovako možemo definiarati sistem odlučivanja u malim firmama - oni donose uvjek nove odluke za nove situacije. Druga njihova osobina je nedostatak preciznih planova sa kontigentima (mjernim vrijednostima).

Suprotno, velike firme planiraju, rade po kontigentima, upravljeju na osnovu analize podataka dobijenih mjerenjima i kreiraju sistem koji se može uvjek ponovo koristiti bez ponovnog izmišljanja tople vode.

Uzmimo na primjer koncept franšizinga. On omogućava otvaranje stotine istih jedinica bez prolaženja procesa ad hoc odlučivanja - sve je zadano u franšiznim dokumentima. To omogućava veliku brzinu širenja i koordinaciju lokalnog upravljanja sa globalnim vođenjem. Eksplozivni razvoj atraktivnih franšiza ne bi bilo moguć da se svaka pojedina prodavnica mora razvijati od starta.

Umjesto toga postoje zadane sheme koje se mogu koristiti i koje su dovoljno uopštene da se mogu prilagoditi lokalnim uvjetima ali i dovoljno precizne jer su sve najvažnije odluke već donesene. Shema služi da se određeni proces može ponoviti više puta sa istim ili sličnim rezultatom.

  • Isto važi i za internet marketing. Samo zamislite kako bi bilo raditi afiliet program bez odgovarajućeg software, da morate ručno razmišljati koga da vežete za koga i koliko da mu provizije dodate. Morali bi razgovarati sa svakim pojedinačno, zapisivati podatke itd. Umjesto toga postavili ste sistem koji je iskazan u programu i definirali pravila ponašanja. Ostalo ide automatski a Vaše je da vršite kontrolu. Odjednom shvatimo da smanjenje ad hoc odlučivanja nije birokratski zahtjev nego logički zahtjev efikasnosti i kvaliteta.

Postoji mnogo konkretnih načina kako možete sistematizirati svoj business i povećati njegovu efikasnost. O ovome ćemo govoriti još mnogo puta u našem klubu ali za ovaj startni kurs je dovoljno slijedeće:

  • Izgradite sheme za sve što radite. Ako često šaljete emailove, često iste informacije plasirate na forume ili često govorite o istim stvarima sa JV partnerima, napravite shemu tog procesa. To će vaš život učiniti lakšim a vaše poslovne napore efikasnijim.
  • Koristite pasvord manager! Skinite pasvord manager sa interneta (besplatan je). Dodajte sve informacije koje treba i u budućnosti ga koristite da automatski popunjavate formulare na internetu. Ovo će vam uštedjeti mnogo vremena i energije. Time ste upravo uveli proces!
  • Organizujte informacije! Potrošite koliko god je potrebno vremena da organizujete informacije u svojoj firmi. Kreirajte databaze (na primjer u Excelu ili Accessu) u kojima ćete čuvati informacije o klijentima. Organizujte sistem u foldere kako bi mogli pratiti informacije i kako bi ih lako mogli naći kada Vam trebaju. Pretraga po beskonačnim neorganizovanim informacijama je mukotrpna i prečesto bezuspješna.
  • Izradite sheme za poslove koje povjeravate osobama van firma (outsorcing). To uključuje sheme za poslove za koje unajmljujete vanjske saradnike, sheme za odnose sa JV partnerima i sheme za rad sa afilietima koji prodaju vaše proizvode.
  • Uradite dijagrame toka! Potrošite potrebno vrijeme da skicirate dijagrame koji jasno definiraju kako se određene obaveze izvršavaju u vašoj firmi. Probajte definirati sve što možete:
    • Kako dolazite do klijenata,
    • kako klijente prevodite u kupce,
    • Kako projekat teče od managementa do izvršioca i nazad.

Taj proces osmišljavanja će Vam pomoći i da shvatite kako bi određene stvari trebale teći i kako da polako formirate sistem koji se može jasno definisati i podesiti.

Jednostavno rečeno postavljanje sistema je najbolji način kojim ćete eliminisati stotine ad hoc odluka i zamjeniti ih procesima koji jasno određuju šta biste trebali raditi u pojedinim situacijama.

Tags: #sistematizacija_procesa